在國外工作,能讓身為外國人的我最瞠目結舌的場合就是各式大小會議,時至今日,在工作上還讓我產生深受打擊的情緒,也通常發生在這些會議室內。
 
現在每週2次的免費語文課,充斥著剛來加拿大的各國移民。上週在課堂上和一個摩洛哥來的移民聊到目前我觀察到的加國就業市場,如面試不如美國有一連串的技術問題拷問、IT工作機會顯著減少,並試圖以自己能迅速的在加拿大找到工作做為例子解釋,在我欲分析原因之前,該名正在待業的摩洛哥男立即插話說:電腦工程師不太需要講英文,他隨之舉例幾名他認識的電腦工程師整天只需坐在電腦前,不用和外界溝通。(註一)
 
他這席我聽來略帶酸意的回答,其實只對了一半。
 
的確,電腦工程師的溝通表達能力門檻是比MBA、Marketing等稍微低,但是根據產業不同,比方我之前與現在待的非IT產業,平心而論,會開的也沒有比別人少。北美工作環境重視溝通已經是老生常談,不論是大小事,很喜歡把大家聚集在一起,不論是實體上在一間會議室,或是虛擬上透過Phone conference讓大家一起針對事件、專案或問題討論,我也不例外的逃不過要出席大小會議的宿命。如在紐約的公司每週有3~5的會議,加上後期角色稍微改變,又要做點PM(Project Manager)和溝通協調評估的工作,有一陣子甚至還要主持一個例行會議,外加出差的場合,讓原本一心只想走低調路線的我不得不改變方針,試圖融入美國會議文化。而目前這個於多倫多的公司,因為所屬部門是back office,每週會議數減少,平均大概1~3個,然而會議中常常不預期的被推到前端,適時得發表舉凡技術考量、專案進度、解決方案等議題。
 
既然工程師都要出席不少為數不少的會議,管理階層的行程被各式會議佔滿更是家常便飯。像我之前的主管是VP(Vice President),除了一開始還比較常看到他外,後來一天內很少有機會看到他在辦公室裡,大部分的時間都是從一個會議到下一個會議,有時還有整天的會議,一天都見不到蹤影也不是不常發生。
 
所以我真心認為要在這裡成為一個成功的xxx(xxx=任何職位),良好的溝通表達能力絕對是必要條件。
 
這裡的會議和亞洲會議內一言堂的狀況迥異,好像每個人腦子裡有甚麼想法,不講出來會很難熬似的,人人都有一堆話要講,有沒有道理是另一回事。基本上,你越能BS(Bullshit),你越有本錢玩這場遊戲。當然其中牽涉的不只是英文而已,還包含講話溝通的技巧、如何不帶痕跡的替自己爭功掩過、和不同部門打關係、如何說服別人等,樣樣都是自己需要學習或再加強的課程。
 
長期觀察下來,北美會議裡其實常是一種角力抗爭-(或許世界上所有的會議都是吧)。跨部門會議,大家爭相要為自己的部門爭取利益與功績。部門內部會議,口若懸河就是要壓過其他同事的解決方案或為自己爭功或掩過。至於和外面合作廠商的會議,對於外加的功能兩方更是錙銖必較,試圖把所有的活或過錯都轉給對方。不論是哪種狀況,總體來講,會議是自己北美工作經驗裡的重要過程,從一開始只能靜靜在一旁聽點頭說是,到最後跟著起舞,為自己辯護,為自己的Team背書和其他部門或廠商溝通協調,也透過大小會議經歷到的各種怪事或是悶虧,這篇就來聊聊我所知道北美會議的二三事。
 
會議室
在北美上班,開始工作後有一件事要快學會,就是如何訂會議室(Book conference room)。MH當時訂會議室的方式是和同一層的receptionist小姐於一週前預定,突然間和Receptionist的關係頓時就變得蠻重要的,不能在出入樓層時假裝沒看到,關係打好的話,當你突然需要會議室時,receptionist小姐馬上就可以幫你找到空房。不然的話,一般來講,會議室不在一周前先預訂,除非幸運,很難臨時找的到空房。
 
還記得在找工作時,好幾次面試者一臉抱歉的跑來和我說,因為臨時訂不到會議室,必須用某人的辦公室來面試。深知美國公司愛開會的程度的我,當然不會為這點小事計較了。
 
會議種類與方式
會議的種類和職業不同會有差異。
以工程師來講,大概有每週例行會議(Status meeting)、專案起始會(Project kick-off meeting)、專案開始後每週會有1~2個會議,可能是自己組員的會議或是和印度consultants或是合作廠商的會議。不定期還會有工程師間的技術研討會議或是幫其它同事審合技術上設計的會議(peer review, technical review..etc)。現在這個財務公司更多程序,幾週前還被丟到HLRD(High Level Requirement Document)二審會議,2小時的會議,一大半時間都在放空。
 
至於開會的方式也有蠻多形式。北美因為地大,合作的同事可能在不同的辦公室或是不同的城市,所以幾乎每個會議室中都可以看到必備的三角電話擴音裝置,會議通知上也會有call in number和code,無法到場的人就打電話參與。電話會議在MH工作時是主流,因為和我們工作的business或是廠商散佈在Burridge 、Dubuque、Tampa Bay或是印度,每個會議幾乎都有與會者是call in的,以至於很多人我一開始都是只聞其聲,不見其人,等到出差時才有機會看到他們的廬山真面目。
 
另外還有一個目前蠻盛行的方式是透過WebEx,尤其適合需要Demo的場合。與會者到WebEx的網站加入會議,透過電腦看到presentation,配合電話即可聽到聲音,目前很多公司皆用這種方式省去派人去客戶公司demo的大額機票與住宿錢,如Goggle之前幫MH做presentation時也是用這種方式。
  
小心隔牆有耳
參加電話會議時,我的良心建議是要特別小心,因為你不知道電話那頭到底有誰在,話一講出去可就是收不回來。
 
尤其是在我見識了以下場合。
 
有一次和廠商B與business的例行會議,照常我和MM借用別人的會議室,廠商和business J call in。MM和我主管一直對J胳臂像外彎偏袒廠商B很有微詞,當時公司為了省錢,把某些本來是廠商B做的工作準備外包到印度,然而整個過程很不順遂,廠商B有點不甘不願的把程序傳承到印度外包商,J一面把責任推給我們team,一面也有點要案子失敗的意味。當天的會議又提到這個案子的進度,然後J說因為我們一開始提供的server1不穩定,現在要廠商B要把已經完成的工作轉到另一台server2需要很多時間和精力,意代指責的說一開始我們team就應該建議在server2上做。
 
這時我主管突然走進會議室,MM就按了mute鍵和他解釋目前的狀況,我主管指示MM問J當初是誰說要在server1搞,J就眾望所歸的回答我主官的名字。一聽到J如此責怪自己,我主管馬上出聲,除了我被他的舉動嚇到,我想所有在電話上的人都嚇死了,我主管批哩啪啦的罵了J一頓,說J算是PM整個案子delay他應該要負最大責任,平常能言善道的J,可能也被突然出現的伏兵嚇到,回答的很低聲下氣,連平常講話超級大聲與強勢的廠商CEO也配合的說會追進度。之於我也算是很大的震撼教育,其一我真的沒有看過我主管這麼咄咄逼人過,其二就是深深體會官場路著實險惡,不是一般人可以走的。
 
會後MM還和我說對J很不好意思,讓他難堪,不過也沒辦法,沒人預期我主管會突然出現在電話會議中罵人。
 
Everything is personal
參與的會議裏面,最後結束於眾人吵的臉紅耳赤也有幾次。
 
有一次發生於我才加入公司後不久,當時當PM的JS是個行事作風很大喇喇的女子,簡言之就是那種喜怒哀樂無法掩藏的人。
 
當時的IT lead是SS,一場討論下一個release要涵蓋哪些功能的會議中,SS推掉很多JS要包含的功能,JS一開始只是不爽,講到後來JS竟然大拍桌子,說如果某個功能不做的話,使用者會有多不滿意。JS的舉動真的嚇到我,而且當時還是處於會議中吐不出幾個字的階段,只能故作鎮定的坐在那,心理可是心跳加速X100。
 
後來幾次在吵鬧中結束都是和SS有關。在”美國職場現形記-離職篇”中有提過當時team中有一批人不是很滿意SS,仇恨也衍生到會議中,幾次一言不和都是直接嗆聲起來,眼看著幾個大男人吵的臉紅脖子粗的,我當時心理不禁納悶: 男人怎麼這麼無聊呀,這些東西也好吵。現在回想,想把對方鬥下去才是真正目的。
 
爭功掩過才是王道
我這個人一向就是做多少講多少,但是透過北美會議洗禮我發現以下法則:
  1. 做六成的活要講成付出十成的精力。
  2. 遇到問題要講成是別人的問題或是技術本身的限制,和自己能力無關。
  3. 懂一點皮毛,可以講成自己好像是專家。
  4. 凡事都是可行,沒有不可能的事。
 
當然不是全部的人都是這樣,然而這樣的人真的不少。如我現在參與的專案裡的合作對象SB就立刻符合上述1~4。這個案子裡,我負責mid-tier的程式,他負責client的程式,而這個專案裡大部分的活都是在mid-tier,client只要重新產生溝通介面的proxy就好了,這樣他也可以每次會議都把自己的工作講的超級吃重。而且誇張的是這名老兄常常幫我發言,比如我可能和他解釋了某件事他就re-phrase成更漂亮的話,然後在會議中講一次,不知情者聽起來好像他才是mid-tier lead,但是他根本只知道high level,就能唬成這樣,一開始覺得他很善意的和新加入公司的我解釋我不懂的地方,但自從發現他在會議中的表現,我就開始比較防他了,因為明明是自己做的活,另一張嘴在那邊加油添醋真的會讓人很悶呀。
 
我一直認為,人與人間,一旦有利益關係牽扯其中,事情就不再單純,而會議這個東西,美其名是促進溝通、teamwork,然而若運用不當正是個加速分化、對立的無敵催化劑。至於如何成功的駕馭會議,應該會是我一輩子的課題吧。
 
[註一]
老實講,免除了剛到新的城市想多與人接觸的原因外,要不是因為工作的原因,我也不會想再上這堂課,英語程度就生活層面來講已經沒有問題,電視不用字幕就看的懂,報章、雜誌、書籍閱讀駕輕就熟,身邊人的溝通雖不至辯才無礙但要討論各式議題也沒有問題,幾分鐘就可以吐出一篇英文文章、文件或email,然而唯有在工作場合,尤其是那腦人的會議,才會有英文仍然可以增強的感嘆。

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